Compartir recursos entre dominios de Google Apps

Gran parte de mi quehacer diario tiene que ver con la administración de sistemas y la integración de los mismos en los procesos de la(s) empresa(s) en la(s) que trabajo, cuyas actividades se enmarcan en el sector educativo privado. Precisamente por eso, hace unos meses me pareció muy interesante la idea de introducir en mi entorno laboral las Apps de Google para determinar si su uso resultaba adecuado a nuestras necesidades concretas.

El caso es que por una serie de circunstancias son 2 las Apps que venimos empleando asociadas a sendos dominios independientes registrados a nombres de empresas distintas, pero que comparten en muchos casos recursos. Por esa razón resulta muy conveniente permitir el acceso a documentos o sitios alojados en uno de los dominios a los usuarios del otro, pero sin exponerlos completamente al hacerlos totalmente públicos.

Esto es en principio posible siempre y cuando el Administrador haya permitido la compartición más allá del dominio vinculado a las Apps en los ajustes de los sitios web (Service Settings > Sites).

La semana pasada en concreto me he visto en la necesidad de hacer que un sitio web perteneciente a uno de mis dominios, llamémosle principal, fuera accesible por parte de todos los usuarios del otro, que podemos denominar secundario. Puesto que los usuarios del dominio secundario también disponen de cuenta en las Apps (aunque sean otras) esto es viable, como ya hemos visto, pero resulta muy poco práctico tener que ir asignando permisos a todos y cada uno de los usuarios de manera individual. Además, si se crean nuevos usuarios en el dominio secundario hay que añadirlos de nuevo al conjunto de usuarios con acceso al recurso compartido en el dominio principal.

Afortunadamente, y tras trastear un poco, di con un modo de resolver el problema que por simple quizás no sea demasiado obvio, máxime cuando al menos yo no he encontrado esta posibilidad documentada en la ayuda de las Apps. El proceso se resume en:

1. Crear en el dominio secundario un grupo que contenga a todos los usuario del dominio, por ejemplo todos@dominio-secundario.com.
2. En el dominio principal, al establecer los ajustes de uso compartido del sitio web, escribir la dirección del grupo anterior en el recuadro Añadir a personas y seleccionar el tipo de acceso (propietario, editar, ver, etc.) que se desee. El sistema detectará que se trata de una dirección de grupo y mostrará un icono con dos señores cabezones en lugar del habitual, como se puede ver en la siguiente imagen:

Cuando los usuarios del dominio secundario intenten acceder al sitio web compartido les aparecerá el conocido formulario de inicio de sesión en el dominio principal. Como realmente no disponen de cuenta en él, deberán seleccionar la opción de inicio de sesión con una cuenta diferente, empleando la suya propia en el dominio secundario:

Espero que esta pequeña treta os pueda resultar de utilidad si os véis en una situación similar.